本文作者為投資機構First Round合伙人BILL TRENCHARD.

處理郵件、參加會(huì )議以及處理團隊突發(fā)時(shí)間等零碎的工作會(huì )消耗你大量的時(shí)間。雖然你一直在努力工作，可還是總感覺(jué)時(shí)間不夠用。你不禁要問(wèn)：時(shí)間都去哪兒了?你需要去挽回這些逝去的時(shí)間。

科技企業(yè)的CEO平均每年工作300天，每天工作14小時(shí)。這意味著(zhù)CEO每年的工作小時(shí)數為4200小時(shí)。

相信很多創(chuàng )業(yè)者看到這個(gè)數字都會(huì )有同感，是的，我們就是這么忙碌?？瓷先ノ覀兠磕甑墓ぷ骱荛L(cháng)，但是對我們中的大多數人來(lái)說(shuō)，我們其實(shí)并沒(méi)有充分利用這些時(shí)間。在我們的市場(chǎng)工作中，有60%-70%的時(shí)間被用在了處理郵件和參加會(huì )議上面，研究顯示，這些郵件和開(kāi)會(huì )實(shí)際是在浪費時(shí)間。

如果你看看一個(gè)CEO的每日時(shí)間安排，你會(huì )發(fā)現其中70%的時(shí)間是可以進(jìn)行優(yōu)化的，我自己對此也深有感觸。在我成為First Round的合伙人之前，我曾經(jīng)在三家企業(yè)擔任過(guò)CEO，其中就包括了LiveOps，所以我對這樣的情況非常了解。如今，我每周都要與多位創(chuàng )始人和CEO進(jìn)行會(huì )面，幫助他們組織團隊，并且讓他們自己和他們的團隊變得更有效率。每個(gè)CEO都深知他們應該利用好工作中的每一分鐘，讓企業(yè)不斷前進(jìn)、開(kāi)發(fā)出優(yōu)秀的產(chǎn)品、完成銷(xiāo)售和找到并雇傭最好的人才。但是并不是所有人都有能力將時(shí)間利用做到最優(yōu)，我們要如何針對這種情況做出應對?

今年，我花費了數周的時(shí)間與多位擅長(cháng)管理時(shí)間的商業(yè)人士進(jìn)行交流和探討。我的目標，就是了解他們管理時(shí)間的方法以及他們所使用的工具，從而幫助更多創(chuàng )業(yè)者在時(shí)間管理方面做的更好，讓工作中的每一分鐘都能夠充分利用。接下來(lái)，我將分享8個(gè)進(jìn)行時(shí)間管理的方法，這些方法均來(lái)自這些優(yōu)秀的企業(yè)管理人員，而且我也相信這些方法能夠幫助你完成目標，讓我們能夠不再浪費時(shí)間以及錯失良機。

1. 學(xué)會(huì )拒絕

隨著(zhù)你的企業(yè)變得越來(lái)越知名，你也會(huì )在此前的生活圈中變得更加有影響力。會(huì )有更多的人通過(guò)LinkedIn、電子郵件等方式聯(lián)系到你，他們會(huì )求你為他們介紹商業(yè)伙伴、邀請你去喝咖啡，或是求你為他們提供幫助。甚至，還會(huì )有20年以前你的某個(gè)兒時(shí)伙伴，請你幫他介紹一些你在經(jīng)商過(guò)程中認識的一些名人，而你其實(shí)早已記不起這個(gè)兒時(shí)玩伴到底是誰(shuí)了。這些看似舉手之勞的事情，實(shí)際上將花費你大量的時(shí)間和精力。在這種情況下，你必須要學(xué)會(huì )拒絕。

拒絕別人是一件很難的事情，因為你覺(jué)得所有人都是朋友。也許以前有很多人都曾經(jīng)幫助過(guò)你，所以你決定也去幫助其他人。但是你一定要有自己的底線(xiàn)，一些事情是必須要拒絕的。而且有一些方法也能夠讓拒絕別人變得更加簡(jiǎn)單一些。

你可以試試這個(gè)“拒絕模版”，在大多數當你需要拒絕別人的情況下，這個(gè)模版都可以起到不錯的效果。我第一次聽(tīng)說(shuō)這個(gè)模版，是從創(chuàng )業(yè)者兼投資人Mark Suster那里，他表示這個(gè)模版可以幫助你節省下大量的時(shí)間和精力：

Hi Bill,

很高興收到你的郵件，希望你一切安好。很幸運，我的公司開(kāi)始有所起色了，我現在正在嘗試實(shí)現一些雄偉的目標，所以最近壓力非常大。我確實(shí)經(jīng)常參加一些社交聚會(huì )，但是很遺憾我現在無(wú)法將你介紹給一些知名的商務(wù)人士。

Best,?Josh

你可以將這個(gè)模版保存在草稿箱中，每一次你收到這樣的請求的時(shí)候，你需要做的只是填上對方的名字就可以了，甚至不需要重新再將這些話(huà)打一遍。最重要的事情，就是你必須確保自己關(guān)上了對方進(jìn)一步對你進(jìn)行請求的門(mén)。只要你做到詳細向對方解釋了你現在的處境，以及正在面臨的壓力，并且措辭溫和，這樣的郵件就不算不禮貌。記住，不要給這封郵件加上一個(gè)開(kāi)放式的結尾，例如：“如果你有其他需要我幫助的事情，請隨時(shí)給我發(fā)郵件。”

這樣的模版，你應該多準備幾份，用不同的版本來(lái)應對不同的人，例如推銷(xiāo)人員等。甚至，當你不需要進(jìn)行融資的時(shí)候，你也可以去拒絕投資人舉行的會(huì )議。世界上有很多投資人，他們經(jīng)常會(huì )舉行各種會(huì )議，你不需要去和每一個(gè)投資人都進(jìn)行對話(huà)。還有董事會(huì )成員，他們經(jīng)常會(huì )對你提出各種要求，你無(wú)需同意他們的每一個(gè)要求。你應該為每一種情況都準備好一份郵件模版，以及各種社交媒體上的消息模版。即使是一位好久不見(jiàn)的朋友，發(fā)消息來(lái)想要和你聚會(huì )，如果正趕上你最忙碌的時(shí)候，你也應該學(xué)會(huì )拒絕。

2. 成為郵件忍者

如果你還沒(méi)有用過(guò)SaneBox，那么我非常推薦這個(gè)軟件。它的設計和使用都非常簡(jiǎn)單，有點(diǎn)類(lèi)似Google Priority Mailbox，而且完美支持iPhone。它可以分析用戶(hù)與發(fā)件人之間的關(guān)系，從而自動(dòng)確定郵件的優(yōu)先級。所有你不用親自閱讀的郵件，都不會(huì )出現在SaneBox的收件箱中。它的分級機制非常準確，而且能夠為你節省下大量的時(shí)間。

我所認識的大部分工作效率極高的CEO，都會(huì )通過(guò)設定郵件的優(yōu)先級來(lái)管理郵件。想想你家中的信箱，當你發(fā)現一封廣告信件的時(shí)候，你還會(huì )拆開(kāi)它仔細閱讀嗎?不幸的是，很多人在處理電子郵件的時(shí)候，就是這樣做的。要想成為一名郵件忍者，我建議你從以下三種方式中任選一種：

一整天的時(shí)間都開(kāi)著(zhù)郵件收件箱，當郵件到來(lái)的時(shí)候隨時(shí)進(jìn)行處理。這樣做的好處是能夠第一時(shí)間對郵件進(jìn)行回復，但是當你需要深度思考的時(shí)候，經(jīng)常會(huì )被打斷，難以集中精力。

每隔2-4個(gè)小時(shí)查看一次郵件，然后進(jìn)行處理和回復。

讓助理或是虛擬助理幫你整理郵件，為重要的郵件添加旗標。如果你選擇讓助理來(lái)幫你處理郵件，你需要事先建立一個(gè)私人收件箱，讓一些私密性較強的郵件進(jìn)入這個(gè)需要額外驗證才能打開(kāi)的收件箱，以免出現隱私泄露。這種方式也能幫你節省大量的時(shí)間。

如果你沒(méi)有私人助理，那么我建議你采取第二種方法，它讓你能夠只在必要的時(shí)候將精力用在處理郵件上，將寶貴的時(shí)間和精力放在其他需要立刻完成的工作上。要知道，經(jīng)常性的轉移注意力，會(huì )讓你所有的工作都無(wú)法做到最好，最后成為一個(gè)平庸的人。

小提示：如果一封郵件到來(lái)之后，回復其內容需要花費你2分鐘以下的時(shí)間，那就立刻回復;如果回復和處理所需要的時(shí)間超過(guò)2分鐘，那就先將手頭的工作完成，之后再處理郵件。當你采取了這樣的做法之后，你就能夠在保證完成好手頭的工作的情況下，合理處理郵件。每天大量的電子郵件也就不會(huì )像以前一樣讓你感到焦頭爛額了。

另外，很多創(chuàng )業(yè)者都曾經(jīng)對我說(shuō)，掌握Gmail中的快捷鍵使用，能夠幫他們節省30%的郵件處理時(shí)間，因此如果可能的話(huà)，你也應該記住這些快捷鍵。Gmail還有一項功能，那就是讓你在發(fā)送郵件之后，立即將郵件進(jìn)行歸檔。這個(gè)功能我也非常喜歡，至少能夠保證收件箱的整潔有序。

最后，你也可以試試一個(gè)名為T(mén)extExpander的軟件。這是一個(gè)文字擴展工具，它通過(guò)預設規則，讓用戶(hù)只需要通過(guò)輸入簡(jiǎn)短的字符，就可以自動(dòng)將其替換成大段的文字、符號、代碼、圖片等內容，為用戶(hù)節省大量無(wú)謂的鍵盤(pán)和鼠標點(diǎn)擊。除了TextExpander之外，市場(chǎng)上還有一些其他的類(lèi)似軟件。

3. 管理精力

離現在不太長(cháng)的時(shí)間以前，人類(lèi)平均每天要步行12英里，而現在我們每天幾乎都在坐著(zhù)。我們坐的時(shí)間太長(cháng)了。這對我們來(lái)說(shuō)很不利，很多研究都指出，久坐已經(jīng)成為了我們這一代人最大的健康危害之一。如果你在一家科技企業(yè)工作，這意味著(zhù)你每天坐著(zhù)的時(shí)間平均達到了9.3小時(shí)，比你睡覺(jué)的時(shí)間還要長(cháng)。我們是人類(lèi)，人類(lèi)是需要運動(dòng)的。運動(dòng)對健康來(lái)說(shuō)是必不可少的一個(gè)組成部分，也是提高我們工作效率的一個(gè)好方法。運動(dòng)不一定非要到操場(chǎng)上狂奔，在辦公室里，你一樣可以運動(dòng)。

例如最近大火的7分鐘鍛煉法，它讓你在7分鐘的時(shí)間內完成12項鍛煉。而且據《紐約時(shí)報》報道，這種鍛煉法效果很不錯。如果你忙到連這7分鐘都抽不出來(lái)，你可以試試下面這幾種方法。

散步會(huì )議

幾乎所有人都參加過(guò)1對1會(huì )議。與其坐在會(huì )議室或是咖啡廳里與對方談話(huà)，不如去花園里邊走邊聊，這樣即能解決問(wèn)題，還能健身，而且還能拉近與對方的距離，讓無(wú)聊的會(huì )議變得有趣一點(diǎn)。

站立式辦公臺

研究指出，這種站立式辦公桌，能夠有效降低心臟病和癌癥的患病率，而且還能讓使用者心情變好，提高反應能力。如果你覺(jué)得光站著(zhù)還不夠，市場(chǎng)上還有一種移動(dòng)辦公桌，讓你可以一邊走路一邊辦公，你可以試一試。小提示：注意安全。

管理精力不僅僅是進(jìn)行鍛煉，它的核心是要你了解自己的精神節奏。我們都知道一個(gè)名叫睡眠節奏的東西，調整好自己的睡眠節奏，能夠讓你獲得更多的深度睡眠時(shí)間，讓睡眠質(zhì)量變得更高。同樣，精神也有節奏，在一天中，總有那么幾個(gè)小時(shí)是你注意力最集中的時(shí)候，你應該了解自己的精神在一天當中的哪個(gè)時(shí)段達到最高峰，并且用這段時(shí)間去完成最重要的工作。

以下是一位CEO的時(shí)間安排：

研究顯示，大多數人在早上的時(shí)候創(chuàng )新能力最高，因此這位CEO利用了早上的時(shí)間來(lái)進(jìn)行最重要的項目。另外，這位CEO選擇在晚上快下班的時(shí)候處理電子郵件。另外你要注意的是，在完成一個(gè)工作之后，開(kāi)始下一個(gè)工作之前，你應該給自己設定一段休息時(shí)間，這樣你才可以在一天中的所有時(shí)間中都保持比較充沛的精力。

休息也是工作的一部分，我們的身體需要休息。在休息的時(shí)候，你可以選擇去散散步，或是聽(tīng)聽(tīng)舒緩的音樂(lè )，與辦公室中的其他人聊一聊天，了解以下他們在工作之外的時(shí)候都做些什么。最重要的，就是要做一些與工作無(wú)關(guān)的事情。

4. 制定工作手冊

如果你做的一件事情，重復了3次以上，你就應該將這件工作的過(guò)程詳細記錄下來(lái)。因此你需要制定這樣一個(gè)工作手冊，你也可以將這份手冊分享給公司中的其他人，這樣他們就可以按照你最希望的方式進(jìn)行工作了。要知道，如果你的下屬沒(méi)有得到你的幫助，當遇到困難的時(shí)候，他們就會(huì )不斷來(lái)向你進(jìn)行請示和詢(xún)問(wèn)，這也會(huì )占據你大量的寶貴時(shí)間。

這就是Uber實(shí)現快速成長(cháng)的原因之一。他們如今已經(jīng)進(jìn)入了世界各地超過(guò)70個(gè)城市，而且還在不斷擴張。每進(jìn)入一個(gè)城市之后，他們就會(huì )記錄下他們?yōu)檫M(jìn)入這個(gè)城市所做的一切工作。在準備進(jìn)入下一個(gè)城市之前，他們需要做的，只是參考以往的經(jīng)驗，再進(jìn)行相應的微調就好了。他們的這份工作手冊，就像是每個(gè)城市大門(mén)的鑰匙一樣，使得他們不用進(jìn)行無(wú)謂的重復勞動(dòng)。

“完成了偉大事業(yè)的人，都喜歡將自己做的事情寫(xiě)在紙上。初創(chuàng )企業(yè)也應該一直這樣做。”

我所見(jiàn)過(guò)的所有在擴大規模方面獲得成功的初創(chuàng )企業(yè)，都會(huì )在企業(yè)的初期階段，就系統化整理他們的工作和核心程序，隨著(zhù)這些企業(yè)的不斷成長(cháng)，他們也都將這種工作變成了他們的習慣。

5.提高外部會(huì )議效率

有多少次你遇到了這樣的情況：你與一位重要人士進(jìn)行會(huì )面，但是在會(huì )議之后，你發(fā)現你沒(méi)有能夠從對方那里獲得什么寶貴的信息，也沒(méi)有能夠與對方建立起良好穩定的關(guān)系?在與商業(yè)發(fā)展合作伙伴或是客戶(hù)的會(huì )面中，你都有可能遇到這個(gè)問(wèn)題。有些話(huà)也許你不喜歡聽(tīng)，但是事實(shí)就是如此，你并不了解對方。在進(jìn)行了一次失敗的對話(huà)之后，想要扭轉對方對你的印象，是一件非常困難的事情，因此你必須“一擊致命”。

要想完成這個(gè)目標，你必須要了解對方在工作中最大的困難和挑戰。

如果你不了解他們的困難，你就必須要開(kāi)口詢(xún)問(wèn)。假如你是一家B2B領(lǐng)域的企業(yè)，你的客戶(hù)最大的訴求是什么?你的企業(yè)如何能夠滿(mǎn)足他們的訴求?

“我們當中有多少人能夠馬上說(shuō)出我們的核心客戶(hù)所面臨的最大的3個(gè)困難?”

在這樣的會(huì )面中，你如果想要得到最大化的效果，就必須在私人層面和專(zhuān)業(yè)層面上都進(jìn)行努力。除了了解對方工作中的需要，你還應該與對方建立起私人關(guān)系。例如問(wèn)問(wèn)對方下次假期的時(shí)候要去哪里度假。對方回答之后，暗暗記在心里，然后在會(huì )議結束之后嘗試進(jìn)一步接觸。例如，如果對方表示自己想要去騎行，你可以制定一個(gè)優(yōu)秀的騎行路線(xiàn)，然后發(fā)給對方。這樣你就有機會(huì )與對方建立起更加深化的私人間的關(guān)系，這樣的努力，能夠讓你從花費在外部會(huì )議上的大量時(shí)間中獲得回報。

6. 提高內部會(huì )議效率

初創(chuàng )企業(yè)經(jīng)常會(huì )開(kāi)內部會(huì )議。有的時(shí)候這些會(huì )議的數量已經(jīng)超過(guò)了你所需要的數量。你應該減少會(huì )議次數，轉而提高會(huì )議效率。你不用每一次在對應用進(jìn)行日常升級之前都把所有團隊成員叫來(lái)開(kāi)一個(gè)會(huì )。你需要的只是將目標寫(xiě)下來(lái)，放在Google Doc上，讓所有團隊成員每周查看一次就可以了。

永遠不要在找到解決辦法之前離開(kāi)會(huì )議。

當你開(kāi)會(huì )是為了做出一些決定的時(shí)候，你就必須盡快做出決定。要想提高初創(chuàng )企業(yè)內部會(huì )議的效率，你就應該做到找到正確的數據、正確的團隊成員，然后馬上做出決定。

如果你要做出的決定不是那么重要，那就應該堅持這樣的做法。如果你要做出的決定將左右企業(yè)的發(fā)展方向甚至是生死存亡，你就要叫來(lái)你的顧問(wèn)和董事會(huì )成員。如果只是一般的決定，那就自己做決定，然后去執行。最為一家初創(chuàng )企業(yè)，你最大的優(yōu)勢，就是由于企業(yè)規模較小，執行力較強，可以隨時(shí)進(jìn)行快速的調整。

7. 善用助理

科技讓我們的效率變得更高，但是科技也有局限。因此，聘用一個(gè)優(yōu)秀的助理，就成為了一個(gè)很有必要的投資，辦公室助理以及遠程助理，都能夠幫助你節省下很多時(shí)間。

TaskRabbit等虛擬助理技術(shù)在處理具體任務(wù)時(shí)作用非常強大。然而，這些工具無(wú)法理解你的想法，也無(wú)法幫你做出判斷。

如果條件允許的話(huà)，你可以聘請一位全職助理，讓他/她幫你處理一些事物。助理的作用比你想像的要強大的多。他們不單可以站在你的立場(chǎng)上為你出謀劃策，他們還可以為你提供許多其他的幫助。如果你沒(méi)有聘請全職助理的條件，你可以嘗試一些公司推出的助理類(lèi)服務(wù)。市場(chǎng)上有很多這樣的服務(wù)，而且價(jià)格也比較合理，例如Prialto，他們可以幫你解決很多事情，例如預定和發(fā)送禮品、記錄你的口述內容、安排會(huì )議安排等。

尤其是記錄口述內容和語(yǔ)音轉文字服務(wù)，這種輸入方式是一種很好的提高工作效率的做法。我推薦你們安裝一個(gè)名為Voxie的應用，在打開(kāi)這個(gè)應用之后，你可以對設備進(jìn)行語(yǔ)音操控和語(yǔ)音輸入。例如，當你需要發(fā)送郵件的時(shí)候，你可以直接對著(zhù)設備說(shuō)：“給Chris發(fā)送郵件”，然后說(shuō)出郵件內容，這個(gè)應用可以將你的語(yǔ)音轉化為文字，你需要做的，只是點(diǎn)擊發(fā)送按鍵就可以了。這種應用可以省去大量打字的時(shí)間，尤其是在智能手機這樣的小屏幕上，打字有時(shí)會(huì )花費很長(cháng)的時(shí)間。

8. 調節團隊心態(tài)

我最近遇到的效率最高的CEO對我講述了他的“踱步管理方式“。顧名思義，他經(jīng)常會(huì )在辦公室內來(lái)回走動(dòng)，然后突然停下來(lái)與團隊成員進(jìn)行對話(huà)，這種對話(huà)有時(shí)是一對一的，有時(shí)則是小組討論。他會(huì )問(wèn)團隊成員如下幾個(gè)問(wèn)題：

• 是什么因素降低了你的效率?

• 你的障礙是什么?我能不能為你提供幫助，移除這些障礙?

• 如果你愿意的話(huà)，哪些資源或是工作方式能夠幫你提高效率?

我建議你也應該問(wèn)問(wèn)你的團隊這些問(wèn)題，并且切實(shí)的為他們提供幫助。而且，如果你想讓他們提高效率，你應該先以身作則，提高自己的效率。你要為員工提供必要的幫助，讓他們在單位時(shí)間內完成質(zhì)量最高的工作。

在很多時(shí)候，你的員工會(huì )出現這樣的問(wèn)題：由于害怕新的軟件功能無(wú)法達到預期的效果，而使他們畏首畏尾，停滯不前。在這個(gè)時(shí)候，你應該問(wèn)他們這個(gè)問(wèn)題：新功能若是失敗會(huì )給你帶來(lái)什么后果?你要告訴他，如果200萬(wàn)用戶(hù)中只有2個(gè)人發(fā)現了新功能的缺陷，那就不要害怕。你要為員工進(jìn)行減壓。作為一名管理者，有時(shí)為員工減壓是最值得你花時(shí)間去做的事情。

無(wú)論你在進(jìn)行什么工作，你都應該考慮80/20原則。也就是說(shuō)，用80%的時(shí)間去做最重要的工作，剩下的20%用來(lái)處理重要程度較低的工作。你還要調節團隊的心態(tài)，不要總是試圖追求完美。有太多的初創(chuàng )企業(yè)員工，尤其是軟件工程師，都希望在最初的時(shí)候將一切做的盡善盡美。但是你需要的不是完美，而是效率和速度。

如果你在工作中注意到了以上8點(diǎn)，你就能挽回那被你浪費的70%的工作時(shí)間。你可以在參加會(huì )議和處理郵件上少花一些時(shí)間。最重要的是，你將可以重新開(kāi)始改變世界。

（via fc 譯/快鯉魚(yú)）