胡小迪

我原先覺(jué)得自己會(huì )議組織能力太差，所以專(zhuān)門(mén)去圖書(shū)館借了幾本關(guān)于“如何高效開(kāi)會(huì )”的書(shū)，書(shū)名和作者都忘記了，但是里面的方法受益匪淺，希望能對大家有用。

首先我們要明確的兩件事，一是我們?yōu)槭裁匆_(kāi)會(huì )，二是在會(huì )議里面不同的人所扮演的角色。

其實(shí)很多時(shí)候會(huì )議效率低下，主要原因是我們不知道究竟為什么要開(kāi)會(huì )。在辦公室坐著(zhù)坐著(zhù)突然就被叫去開(kāi)會(huì )了，然后聽(tīng)的稀里糊涂開(kāi)始犯困，最后布置了一個(gè)覺(jué)得很頭疼的任務(wù)就出了會(huì )議室了。如果我們能明確到底為什么要開(kāi)會(huì )，效率可言至少提高一半。說(shuō)到底，開(kāi)會(huì )一般是為了去解決一個(gè)團隊共同的問(wèn)題的。它不應該提倡各位與會(huì )人員即時(shí)對某個(gè)問(wèn)題提出看法，應該是最開(kāi)始的時(shí)候就已經(jīng)針對腦子里成成形的想法各抒己見(jiàn)，按照問(wèn)題的核心找出最佳解決辦法。頭腦風(fēng)暴式的會(huì )議不應該算作正式的會(huì )議，因為它的著(zhù)眼點(diǎn)是要激發(fā)大家的思維，圍繞問(wèn)題創(chuàng )造出新的可能方案，卻并不一定要求當場(chǎng)就得出問(wèn)題的解決辦法。布置任務(wù)式的會(huì )議是最讓人難受的，因為我們都在被動(dòng)地去接受，而沒(méi)有辦法去表達自己。因而我建議布置任務(wù)這樣的東西，以郵件的形式傳達清楚，包括責任人、責任范圍、截止時(shí)間、任務(wù)需要達到的效果等。所以，一句話(huà)，我們?yōu)榱私鉀Q阻礙共同利益的問(wèn)題而開(kāi)會(huì )。

在會(huì )議里面的角色，大家應該體會(huì )很深。一般有人在主講，有人一直處于被動(dòng)聽(tīng)意見(jiàn)的狀態(tài)。其實(shí)我們可以分為會(huì )議的引導者以及參與者。會(huì )議的引導者大致相當于主持人的作用，他負責貫穿會(huì )議的主線(xiàn)保證討論不跑題，并且時(shí)刻調度會(huì )議氣氛;參與者主要是負責發(fā)表及傾聽(tīng)意見(jiàn)的。如果你是會(huì )議的召集者，一般就要作為會(huì )議的引導者。

接下來(lái)要解決的問(wèn)題是：當我們要開(kāi)會(huì )的時(shí)候，我們應該干什么?

事情都有從準備到進(jìn)行到收尾的過(guò)程，會(huì )議也一樣。

準備工作：會(huì )議的召集者最好提前通知各位與會(huì )者會(huì )議即將討論的內容，以及討論需要達到的效果。比如“我們今天晚上要吃什么?我們的要求是必須葷素搭配，還要有湯”。會(huì )議的參與者提前閱讀郵件或者其他通知，在腦中對問(wèn)題進(jìn)行解析，將自己的思路形成草稿或者簡(jiǎn)單記錄下來(lái)，到開(kāi)會(huì )的時(shí)候發(fā)表自己的意見(jiàn)。

我個(gè)人認為，在進(jìn)入會(huì )議室之前非常重要的一個(gè)環(huán)節就是清空自己的大腦。不管是引導者還是參與者，都需要把自己開(kāi)會(huì )時(shí)間之前腦子里的想法和情感放空，讓自己全身心地投入到會(huì )議之中。只有在這種最自然的狀態(tài)下，創(chuàng )意才能自然而來(lái)，我們才能專(zhuān)注于解決問(wèn)題并且提出新的見(jiàn)解。不要去想之前有什么煩心事，到了該做什么事的時(shí)間就做什么事，這樣效率才最高。

如何開(kāi)會(huì )：在會(huì )議最開(kāi)始的時(shí)候，引導者最好按照之間發(fā)給參與者的郵件重申一下會(huì )議需要解決的問(wèn)題和達到的目的，然后逐項引導大家共同商定問(wèn)題的解決辦法。不要試圖讓大家從零開(kāi)始去討論什么然后得出結論，這是不管花多少時(shí)間都沒(méi)法做成的事情，但是我們可以試圖對問(wèn)題的解決思路達成一致意見(jiàn)，這才是團隊以后執行工作的關(guān)鍵。除了引導會(huì )議內容，也要注意引導會(huì )議氣氛。當氣氛很沉悶的時(shí)候，可以通過(guò)小的技巧去打破這種局面，這種技巧在網(wǎng)上很多，我不贅述了。但是當氣氛過(guò)于活躍，以至于會(huì )議開(kāi)始逐漸跑題，引導者一定要把方向給拽回來(lái)，不然耗費的時(shí)間就大了去了。

開(kāi)會(huì )過(guò)程中，引導者和參與者都要學(xué)會(huì )的是溝通的本領(lǐng)，包括認真傾聽(tīng)、保證自己正確理解他人的觀(guān)點(diǎn)以及不著(zhù)急去反駁別人。開(kāi)會(huì )的時(shí)候很容易出現的狀況就是大家爭的不可開(kāi)交，但其實(shí)如果我們真的理解了對方的意思，到最后往往會(huì )發(fā)現彼此說(shuō)的東西并不矛盾，只是我們的表述非常的不一樣而已。所以在會(huì )議中，請務(wù)必保證自己在批評或者反駁他人意見(jiàn)之前，自己是正確理解了別人的意思的。引導者要比其他人更注重對會(huì )議的記錄以及即時(shí)的梳理，在希望得出最后的解決辦法的時(shí)候，最好按照問(wèn)題的邏輯順序重申一下已經(jīng)發(fā)表過(guò)的觀(guān)點(diǎn)，保證是沒(méi)有錯誤理解的。最后大家統一意見(jiàn)，回去著(zhù)手布置相關(guān)工作和實(shí)施。

開(kāi)會(huì )以后：引導者還是非常需要將會(huì )議的內容按主次整理好，再次發(fā)給與會(huì )者郵件。郵件的意義首先是校對會(huì )議中的信息是否被正確理解，再次就是確保每個(gè)人都知道問(wèn)題的核心和解決思路是什么。引導者也可以通過(guò)與會(huì )者對郵件的反饋采集會(huì )議的相關(guān)信息，以便今后效率提的更高。

這些是我從書(shū)里獲取知識后的自己實(shí)戰得到的經(jīng)驗。我們將會(huì )議壓縮到了20分鐘以?xún)?，原先是一個(gè)半小時(shí)。每個(gè)人都帶著(zhù)自己的想法來(lái)開(kāi)會(huì )，開(kāi)會(huì )的過(guò)程中保持傾聽(tīng)和理解，開(kāi)會(huì )結束后任務(wù)相關(guān)聯(lián)的人再在一起討論和細化。效果非常好，大家的態(tài)度很積極，討論也很熱烈。每個(gè)來(lái)開(kāi)會(huì )的人都知道我們可以高效地完成一件事，所以沒(méi)有人不懷著(zhù)熱情和解決問(wèn)題的信心地參與到里面。

孫洋

1、首先公布會(huì )議時(shí)間——比如半小時(shí)內開(kāi)完。

2、其次公布會(huì )議主題——此次會(huì )議主要討論1、2、3，盡量控制在3條以?xún)?/p>

3、第三尋求會(huì )議結論——此次會(huì )議以后，我期望哪些問(wèn)題有一個(gè)確切結論1、2、3……

至于其它，比如是否需要與會(huì )者參與討論、討論時(shí)間控制在多久等，你都可以事先說(shuō)明?？傊?，會(huì )議主持方要有很強的控場(chǎng)能力、并能充分尊重與會(huì )者。

另外，會(huì )后整理會(huì )議記錄郵件群發(fā)也很重要。

于紅紅

有本這方面的名著(zhù)《羅伯特議事規則》。孫中山當年非常膜拜此書(shū)，曾試圖克隆，制定同盟會(huì )或國民黨如何開(kāi)會(huì )的原則呢!

關(guān)于如何高效開(kāi)會(huì )，此書(shū)有系統的、可操作性的論述。各位請自學(xué)吧!人家寫(xiě)了一部書(shū)，我們在這里即便寫(xiě)上萬(wàn)把字，也是拾人牙慧啊~~真的，此書(shū)我看過(guò)，挺難超越的。

有人說(shuō)，30分鐘、45分鐘把會(huì )看完。開(kāi)會(huì )的目的是出方案、能解決問(wèn)題。光開(kāi)會(huì )時(shí)間短，問(wèn)題沒(méi)有得到較好的解決，短也是形式主義，是浪費時(shí)間，哪里談得上是高效?呵呵，站著(zhù)開(kāi)會(huì )?一樣可以玩手機游戲、上QQ、和身旁的人開(kāi)小會(huì )啊!

說(shuō)個(gè)實(shí)例。我有次參加公司高管競聘。第二輪有9個(gè)人應試，采取的方式“無(wú)領(lǐng)導小組討論”。我因地制宜運用了羅伯特議事的幾條規則，在幾分鐘之內便成為會(huì )議的靈魂人物，掌控整個(gè)會(huì )議的進(jìn)程。最后作為唯一的陳述人，代表全體成員向考官組做了5分鐘的口頭報告，陳述本次會(huì )議對議題的研討成果。發(fā)言完畢，全體競爭者自發(fā)地為我熱烈鼓掌。出了會(huì )議室，大家都對我在會(huì )議上的表現表示了欽佩。

所以，《羅伯特議事規則》在管理方面，是本不可多得的實(shí)戰書(shū)籍，應當好好揣摩、消化。比如，你如何讓別人支持你的工作，在會(huì )上提出他的真實(shí)想法和建議?如何打斷跑題的人而又不讓他感到受侵犯?……呵呵，會(huì )開(kāi)會(huì )真的是個(gè)很復雜的問(wèn)題，其中包含很多的管理理念和技巧，同時(shí)關(guān)乎情商和智商。

韓敘

1.保證每次按時(shí)開(kāi)始，養成習慣。提前幾分鐘先到，提醒同事

2.開(kāi)會(huì )前明確目的、討論問(wèn)題、計劃時(shí)間

3.有主持人，保證不跑題，每階段歸納總結，進(jìn)入下一階段

4.站著(zhù)開(kāi)會(huì )

5.會(huì )后群發(fā)會(huì )議記錄或會(huì )議結果

Villiamin

1. 一定要有能控制全場(chǎng)的會(huì )議主持人。

2. 確認主題和需要解決的問(wèn)題，無(wú)關(guān)話(huà)題嚴禁會(huì )上發(fā)散。

3. 嚴格控制時(shí)間，未盡事宜下次繼續討論。

4. 輸出會(huì )議紀要。

5. 最好，最好不要讓愛(ài)扯皮和擅長(cháng)講空話(huà)的人參加會(huì )議。